Orders in de webshop, facturen in Exact Online, en ertussenin iemand die regels overtypt. Die tussenstap is geen administratieve bijzaak: een verkeerde btw-code of een klantkaart die twee keer bestaat, kost later meer tijd dan de koppeling zelf. De vraag is niet of je Exact moet koppelen, maar of een kant-en-klare connector, een Make-scenario of een eigen API-brug jouw order- en factuurregels aankan.
Connector: standaardshop, standaardboeking
Kant-en-klare Exact-connectoren voor WooCommerce of Shopify draaien bij de leverancier in de cloud. Ze lezen je shop via een API-sleutel, zetten orders om de paar minuten door als factuur, verkooporder of boeking, en vragen daar twaalf tot veertig euro per maand voor. Installeren in WordPress is vaak niet nodig. Die paar minuten vertraging is onschuldig bij een webshop die op bestelling levert, en riskant als twee klanten het laatste stuk tegelijk kopen terwijl voorraad pas later terugkomt.
Die route past als de shop de bron is voor de order en Exact alleen klanten, artikelen en de financiële vastlegging hoeft te ontvangen. Eén btw-tarief volstaat, je rekent B2C af, en de shop hoeft geen klantspecifieke prijslijsten of een kredietlimiet af te dwingen. Zolang bijna elke transactie in dat malletje past, is een marketplace-app goedkoper dan iemand die dezelfde mapping in code naschrijft.
Exact Online Boekhouden wil vaak een verkoopboeking of factuur. Exact Online Handel wil een verkooporder plus artikelen, en voorraad die terugkomt naar de shop. Dezelfde winkel, ander abonnement, andere connector-SKU bij dezelfde leverancier. Koop je de financiële variant terwijl je voorraad in Exact bijhoudt, dan mist de shop de stand en belooft hij iets dat het magazijn niet heeft.
Staffels, creditfacturen en extra administraties vallen buiten dat malletje. Een credit die niet als nette tegenboeking terugkomt, een projectnummer dat de connector niet kent, of twee divisies die dezelfde SKU delen: dan vecht je tegen filters in een scherm dat jij niet bezit. De maandprijs blijft laag, terwijl de uren in workarounds en handmatige correcties hard oplopen.
Inrichting is het stuk dat de abonnementsprijs verbergt. Grootboekrekeningen, btw-codes en betalingscondities moeten kloppen voordat een order een factuur mag worden, en dat is accountantwerk plus een middag mapping. Reken 0 tot 500 euro als iemand je daarbij helpt, of een dag intern. Zonder testdata in een oefenadministratie boek je de eerste fout in productie.
Make: extra stappen, jij houdt de scenario's
Make hangt tussen shop of portaal en Exact als een visueel scenario. Een order komt binnen, er gaat een seintje naar je team, een regel naar een sheet, daarna een call naar Exact. De Exact-apps in Make komen van partners of de community, niet van Exact zelf. Dat telt als de app een veld niet kent, of als de maker hem laat vallen terwijl jouw boeking erop leunt.
Abonnementskosten hangen af van het aantal operaties, niet van hoe belangrijk de factuur is. Elke orderregel als aparte stap telt mee, dus een order met twaalf regels is geen twaalf keer zo belangrijk, wel twaalf keer zo duur in credits. Een nette inrichting met retries, een foutpad en credentials die niet in een screenshot staan, landt grofweg tussen 750 en 3.000 euro. Daarna 20 tot 100 euro per maand, afhankelijk van volume, en hoger zodra je per regel gaat syncen.
Zestig API-calls per minuut en vijfduizend per dag: dat is de standaardlimiet van Exact, per app en per administratie. Overschrijd je die, dan weigert Exact de call (HTTP 429) en wacht de boeking tot het venster reset. Tokens van de inlogmachtiging verlopen. Twee scenario's die parallel draaien maken twee facturen van dezelfde order. Zonder wachtrij en zonder wie er 's avonds een mail krijgt, is de koppeling een onzichtbare stagiair.
Nevenstromen blijven een reële inzet voor Make: een seintje bij een mislukte sync, een export voor de accountant, een eerste proef voordat je budget vastzet. Zodra dit de enige weg is van betaalde order naar wettelijke factuur, koop je een tool die jij of je bouwer moet blijven tunen. Foutafhandeling is dan geen extraatje. Het is de kern van de boekhoudkoppeling.
Maatwerk via de Exact API: als jij de regels bepaalt
Laravel (of een vergelijkbare stack) praat hier rechtstreeks met de Exact REST API. Tokens worden vernieuwd, mislukte calls gaan in een queue, request en response staan in een log, en een 429 krijgt een wachtstrategie in plaats van een stille mislukking. Jij bepaalt wat er gebeurt als Exact een artikelcode niet kent: blokkeren, een fallback-grootboek, of de order in een foutbak tot iemand hem vrijgeeft. Die beslissingen horen in code en in een document dat je boekhouder kan lezen, plus wie de Exact-app en de inlogmachtiging op naam heeft als de bouwer later wegvalt.
Facturen in een klantenportaal, openstaande posten laten betalen of inkoop vanuit een leveranciersupload passen zelden in een WooCommerce-connector. Dat is jouw datamodel, niet dat van een shopplugin. Exact is dan bron of doel, en de API moet syncen zonder de hele administratie elke nacht leeg te trekken. De Sync-API's van Exact zijn daarvoor bedoeld, omdat losse reads je daglimiet opeten.
Eerste afgebakende flow, bijvoorbeeld orders naar verkoopfacturen plus klanten bijwerken, reken ik rond 40 tot 95 uur. Bij 85 euro exclusief btw is dat grofweg 3.500 tot 8.000 euro, inclusief oefenadministratie, mapping en een foutwachtrij. Voorraad twee kanten op, B2B-prijzen, meerdere divisies of refunds tillen dat naar 8.000 tot 15.000 euro of hoger. Onderhoud is tokenvernieuwing, API-wijzigingen bij Exact en monitoring, geen eenmalige oplevering.
Hybride kan slimmer zijn dan alles herschrijven. Draai de connector voor de braafste negentig procent van de orders en zet een dunne tussenlaag op de uitzondering: prijs herberekend op klantgroep, order pas doorzetten na goedkeuring, credit volgens jouw regel. Dat zit vaak tussen 2.000 en 8.000 euro extra, minder dan een volle herbouw, meer grip dan alleen vinkjes. Eigenaarschap moet dan wel scherp zijn: wie pakt de telefoon als de connector een veld laat vallen.
Kies op de boekingsregel, niet op de toolnaam
Zet op papier wie de waarheid is voor klant, SKU, voorraad en factuur. Als Exact de voorraad leidt en de shop hem overschrijft, krijg je minstanden en discussie in het magazijn. Als de shop de klant leidt en Exact een tweede kaart aanmaakt bij een typfout in het e-mailadres, breekt je historie. Die zin op A4 voorkomt drie offertes die stiekem een ander systeem leidend maken.
Dertig gelijksoortige webshopbestellingen per dag passen in een connector. Acht B2B-orders met drie prijslijsten, deelleveringen en een projectcode vragen een queue en testdekking. Tel ook returns en correcties mee, want de eerste creditfactuur is het moment waarop een connector zijn mapping toont. Volume zonder uitzonderingen is iets anders dan weinig orders met veel regels.
Moneybird heeft voor een standaardshop vaak een dunnere plugin dan Exact Online Handel. Facturen en contacten gaan erin, een artikelkaart met inkoop en magazijn zoals in Handel zit er niet hetzelfde in. Koppel je Exact omdat voorraad en inkoop daar al leven, dan is Moneybird geen drop-in vervanger. Andersom: als je alleen verkoopfacturen wilt en geen ERP-artikelkaart, is de Moneybird-route doorgaans lichter dan een Exact-brug bouwen.
Vraag in de offerte waar mislukte jobs landen, of er een oefenadministratie is, wat er gebeurt bij de Exact-limiet, en of broncode of scenario-export van jou is. Zonder die antwoorden vergelijk je 29 euro per maand met 6.000 euro bouwsom alsof het dezelfde dienst is. Het is het verschil tussen huren van een mal en eigenaar zijn van de boekingsregel.
Lokale shops en dienstverleners in Oss, Veghel of Uden hebben hetzelfde keuzemenu als een landelijke webshop. De connector is niet regionaal slimmer. Wat lokaal wél telt is of jouw boekhouder de boekingsregel herkent zonder een screenshot van Make. Daarvoor wil ik de mapping in een document dat jij kunt doorsturen, niet in een scenario dat alleen de bouwer opent.
Koppelingen met Exact, Moneybird of een andere API horen bij het werk dat ik doe onder maatwerk ontwikkeling. Op https://pimvdmolen.nl/diensten/maatwerk-ontwikkeling lees je hoe ik zo'n integratie aanpak, op uurbasis of met een vaste prijs bij scherpe scope. Schets via https://pimvdmolen.nl/contact welke shop of welk portaal leidend is, wat Exact moet ontvangen of teruggeven, en of je al een connector of Make-scenario draait. Dan zeg ik eerlijk of mapping in een bestaande app volstaat of dat je een eigen brug nodig hebt.