Een offerte voor een klantenportaal noemt vaak alleen de bouw. Hosting, twee-factor-login, een koppeling met je boekhouding en de uren die jouw team kwijt is aan statusmails staan er zelden onder. Als je dat startbedrag naast een website met een inlogknop legt, vergelijk je software met een brochure. Ik reken daarom in ranges, plus wat je klaar moet hebben voordat iemand serieus kan begroten.
Prijsranges: van login tot koppeling
Login, één klantrol en documenten inzien is de onderkant van de markt. Denk aan facturen downloaden, offertes terugvinden of de status van een opdracht zien, zonder live koppeling naar andere software. Bij mijn tarief van 85 euro excl. btw per uur landt zo'n afgebakende eerste versie vaak tussen de 8.000 en 15.000 euro. Zit je daar ver onder, dan ontbreekt meestal staging, logging of een nette admin, of het werk schuift naar na de livegang.
Zodra het portaal live data uit je boekhouding of CRM trekt, schuift de bandbreedte. Eén serieuze API, e-mailnotificaties en een tweede rol voor jouw eigen team, dat is geen extra scherm maar extra foutpaden, testdata en rechten. Reken dan eerder op 15.000 tot 25.000 euro, afhankelijk van hoe braaf de andere API is en of je accounts uit een bestaand systeem moet overzetten. Die koppeling is de post die offertes het hardst uit elkaar trekt, niet het aantal pagina's.
Betalingen, tickets, meerdere vestigingen of een goedkeuringsflow tillen het project naar 25.000 tot 40.000 euro of hoger. Dan raakt het portaal geld, planning of aansprakelijkheid, en hoort testen bij de scope in plaats van bij "we kijken wel live". Een SaaS-portaal per account per maand lijkt dan goedkoper tot je proces afwijkt of het aantal logins groeit. Maatwerk is duurder op dag één, en goedkoper als het portaal jouw regels volgt in plaats van andersom.
Uurtarieven helpen om die bedragen te vertalen naar werk. Tachtig tot honderdtachtig uur dekt een strakke kern. Tweehonderd tot driehonderd uur is realistischer met één koppeling, migratie en een admin waarin jij dossiers kunt beheren. Vraag in de offerte hoeveel uur in welke aannames zitten. Anders vergelijk je een totaalbedrag van iemand die migratie heeft meegerekend met iemand die dat later als meerwerk factureert.
Wat je nodig hebt voordat de range klopt
Schrijf eerst op wie er inlogt en wat die persoon mag zien. Klant, medewerker, eventueel een accountant of onderaannemer: elke extra rol voegt queries, schermen en testdekking toe. Zonder die lijst begroot een developer op een vaag "portaal" en zit jij later met gaten of met rechten die te ruim staan. Een A4'tje met rollen en acties is duurder om over te slaan dan om vooraf te maken.
De kernflow is de tweede eis. Welke keten van mail, Excel of WhatsApp moet het portaal als eerste stilleggen: statusvragen, documenten nazenden, facturen opzoeken, orders wijzigen. Kies er één die wekelijks pijn doet, niet vijf die ooit handig zouden zijn. Die keuze bepaalt fase één, en fase één bepaalt of de range van 8.000 tot 15.000 euro haalbaar is of dat je stiekem een platform van 30.000 euro specificeert.
Welke systemen al de waarheid zijn, bepaalt de koppeling. Exact, Moneybird, een CRM of een oude Access-database: noem de namen, of er een API is, en of data nu nog in losse mappen staat. Ontbreekt die informatie, dan zit in elke offerte een stille buffer of een latere verrassing. Ik vraag daar bewust naar voordat er een ontwerp komt, omdat de API aan de andere kant de planning kan breken.
Data-eigendom en AVG horen op papier voordat er code is. Een klantenportaal bevat namen, contracten, soms financiële stukken. Waar staat de server, wie heeft toegang tot de admin, hoe lang bewaar je dossiers, en wat gebeurt er als een klant inzage of verwijdering vraagt. Dat is geen juristenpraat achteraf. Het bepaalt logging, backups en of je een verwerkersovereenkomst nodig hebt. Zonder die keuzes kun je niet eerlijk begroten op beveiliging.
TCO over drie jaar, niet alleen de bouwfactuur
Hosting voor een portaal is zwaarder dan voor een visitekaartje-site. Accounts, bestanden, backups en een staging-omgeving vragen meer dan een shared-host van een paar euro. Reken grofweg 40 tot 150 euro per maand, afhankelijk van opslag en of je managed updates wilt. Over drie jaar is dat 1.500 tot 5.400 euro, nog zonder inhoudelijke wijzigingen. Goedkope hosting bespaart op papier tot de eerste PHP-update of de eerste nacht waarin backups blijken te ontbreken.
Onderhoud is geen optionele extra na livegang. Laravel, PHP en afhankelijkheden krijgen patches, en een portaal zonder updates is een bedrijfsrisico. Een retainer van een paar uur per maand, of 10 tot 15 procent van de bouwsom per jaar, is een reële post. Voor een portaal van 18.000 euro praat je over 1.800 tot 2.700 euro per jaar, plus kleine wensen die uit écht gebruik komen. Zonder die ruimte staat de software stil terwijl jouw proces doorgaat.
Migratie van oude mappen, mailboxen of spreadsheets kost uren die kale offertes vergeten. Klanten moeten hun geschiedenis terugzien, anders bel je alsnog voor "die ene PDF van vorig jaar". Import, deduplicatie en een redirect van oude links horen in de planning. Sla je dat over, dan voelt het portaal leeg op dag één en blijft het oude kanaal in de lucht. Dat dubbele draaien is duurder dan een nette eenmalige overzet.
Licenties van SaaS-portalen voelen laag tot het aantal accounts groeit. Per gebruiker per maand telt hard als je vijftig of honderd klanten toegang geeft. Tel drie jaar abonnement plus workarounds in Excel zodra jouw proces niet in hun mal past. Zet dat naast maatwerk: hogere start, geen per-seat-taks, code die van jou is. De TCO kantelt pas als je die som maakt, niet als je alleen naar de kickoff-factuur kijkt.
Faseren zodat je niet te veel tegelijk koopt
Fase één mag klein zijn, als die de duurste handmatige keten wegneemt. Live met login, dossier en documenten, daarna de boekhoudkoppeling, daarna tickets of betaling. Die volgorde geeft eerder een werkend systeem en voorkomt dat je betaalt voor modules die niemand opent. Ik plan die backlog hard op, met een grove bandbreedte per item, zodat niemand denkt dat fase twee gratis meekomt.
Vraag in de offerte aannames, niet alleen een totaalbedrag. Hoeveel rollen, welke kernflow, welke koppeling, wie levert testdata, wat zit er in hosting, en of broncode en documentatie van jou zijn. Zonder die regels is 12.000 euro betekenisloos naast 22.000 euro. Ik schrijf die aannames zelf in het voorstel, zodat je later niet hoeft te gokken waarom iets buiten scope viel.
Lokale dienstverleners in Uden, Oss of Veghel hebben vaak hetzelfde patroon: veel statusverkeer, documenten per klus, weinig zin in nóg een generiek platform. Daar wint een smal portaal dat jouw dossiervelden volgt, niet een dashboard vol widgets. Koppel de investering aan uren die nu in de mailbox zitten. Als twee mensen dagelijks een uur kwijt zijn aan nazenden en nazoeken, is 18.000 euro geen hobbyproject maar een rekenexercitie over maanden, niet over jaren.
Ik bouw dit soort portalen in Laravel, met rollen in de code en data per klant afgeschermd, omdat ik die stack kan onderhouden als er iets groeit of stukgaat. Een inlogknop op WordPress is geen klantenportaal. Het is een website met een slot erop, tot het eerste datalek of de eerste echte workflow. Liever een kleinere fase die klopt, dan een grote belofte die na livegang alsnog in de mail belandt.
Wil je een klantenportaal laten bouwen en een realistische range plus TCO zien in plaats van alleen een bouwofferte, dan help ik je daar via https://pimvdmolen.nl/diensten/online-software-oplossingen. Stuur een korte schets van rollen, de kernflow die nu de meeste tijd kost, en of Exact, Moneybird of een CRM moet meedoen via https://pimvdmolen.nl/contact. Dan zet ik de bandbreedte en aannames naast elkaar, zodat je weet wat fase één kost en wat je bewust later laat bouwen.